Loading Episode...
Pérenniser, piloter et entreprendre en association avec Kairosarium - Claire Ribouillard EPISODE 16, 12th May 2020
K#16 Comment piloter l’association French Tech reconnue d’intérêt général ?
00:00:00 00:59:25

K#16 Comment piloter l’association French Tech reconnue d’intérêt général ?

Comment imaginer une Gouvernance innovante ? Comment obtenir la reconnaissance d’intérêt général pour une association composée d’entreprises ? Comment assurer la croissance de l’association sans sacrifier son équipe permanente ? Comment animer un réseau de +1 000 entreprises et partenaires sans multiplier les emails ?

Avec Virginie Delplanque, Déléguée générale de la French Tech One Lyon Saint-Etienne

La French Tech représente l’ensemble des startups, scaleups et PME innovantes françaises. C’est un écosystème unique, brillant et soudé qui regroupe des entrepreneurs·es, des investisseurs·es, des décideurs·es, des community builders et les pouvoirs publics.

« Une start-up, déjà, c’est une entreprise. Avec une typologie particulière, elle a moins de 15 ans. C’est une jeune entreprise qui a la particularité d’être innovante et qui développe un produit. La start-up a une croissance particulière. Elle va connaître une ou plusieurs phases d’hypercroissance où la start-up va doubler voire quadrupler son chiffre d’affaires. »

L’association French Tech One Lyon St-Étienne a été créée par les acteurs de l’écosystème startup Tech lyonnais et stéphanois. C’est une association loi 1901 au service de la croissance et de l’internationalisation des startups, scaleups et PME innovantes du territoire. Virginie en est la Déléguée générale depuis 5 ans.

« Le fil rouge de mon parcours, ce sont les nouvelles technologies, l’innovation et la créativité. J’étais un peu un mouton à 5 pattes, je me suis bien retrouvée dans la description de la French Tech et des missions."

Claire : « Le mouton à 5 pattes, je trouve que ça représente très bien le métier de Délégué·e général·e ! »

« C’est un métier qui me plait ! Qui me prend beaucoup de temps et d’énergie mais je le fais avec passion. L’association est d’intérêt général. Il y a beaucoup de sens dans tout ce que l’on fait. »

Dans cet épisode, vous découvrirez :

  • La Gouvernance innovante de l’association,
  • Son modèle économique,
  • Comment est structurée et managée l’équipe permanente,
  • Comment obtenir la reconnaissance d’intérêt général,
  • Les outils de Virginie pour piloter et animer l’association,
  • Quel est son évènement signature.

Les chiffres clés du Collectif

  • 2e hub de start-up en France pour Lyon Saint-Etienne après Paris Ile de France
  • 1 000 start-ups à Lyon Saint-Etienne pour 10 000 en France, soit 1/10e
  • 100 scale-ups parmi les 1 000 start-ups de Lyon Saint-Etienne, soit 1/10e aussi
  • 100 partenaires, acteurs·rices au soutien des starts-ups : incubateurs, accélérateurs, collectivités locales, grands groupes, associations professionnelles
  • 1 des 13 associations labellisées Capitale French Tech de France
  • 1 réseau national composé d’associations labellisées par l’État Capitale ou Communauté French Tech, et un réseau international
  • 1 lieu totem French Tech pour accueillir les rencontres de l’association, le H7 à Lyon.
  • +50 projets portés chaque année
« Toutes ces associations travaillent main dans la main et essayent de conjuguer leurs forces pour avoir un rayonnement international et faire émerger des champions mondiaux. »

Une Gouvernance innovante

  • La parité respectée à 100% : la parité homme/femme de la Gouvernance est inscrite dans les Statuts de l’association.
« La parité, c’est un travail de fond que nous avons mené l’an dernier, qui nous tenait tous à cœur. Nous espérons que cela va servir de modèle. On dit que l’on est innovant. On l’est dans notre ADN et notre Gouvernance. »

Chaque siège au sein de la Gouvernance est attribué à un binôme, titulaire et suppléant·e, qui respecte la parité homme/femme.

« Nous essayons de répliquer le modèle de la parité dans toutes nos instances, dans l’Advisory board comme dans nos groupes de travail. Chaque titulaire a un suppléant·e du sexe opposé et tout le monde travaille en binôme. Et ça marche très bien. »
  • 3 collèges : start up, scale up et écosystème
  • Bureau : 8 titulaires + 8 suppléants·es, 8 hommes et 8 femmes. 50% start-up et scale-up et 50% écosystème. Se réunit mensuellement, en charge de l’exécution. En présentiel ou en visio.
  • Conseil d’Administration : 20 titulaires et 20 suppléants·s, 20 femmes et 20 hommes. 50% start-up et scale-up et 50% écosystème. Se réunit trimestriellement pendant 2h en présence de l’Advisory board. Soit 70 participants·es potentiellement. Les CA sont des temps de partage d’information.
  • Co Présidence : deux personnes, un homme et une femme. Et une personne dans chaque collège, scale-up et start-up.
« Nous sommes dans une démarche inclusive. Nous avons de la place, nous sommes au H7 dans notre lieu totem et nous convions les binômes, titulaires et suppléants·es. »
  • Advisory board : cellule conseil avec experts·es, invitée à tous les CA, composée de 30 personnes. c’est la vision éclairée. Ne vote pas pendant les CA, voix consultative.
  • L’Assemblée générale
« L’Advisory board, c’est la vision éclairée. Le Conseil d’Administration, c’est le stratégique et le Bureau, c’est l’opérationnel, l’exécution. »

Modèle économique

  • Les cotisations des collèges start-up/scale-up : les start-ups ne payent pas de cotisation. Les scale-up versent une cotisation de 400€ TTC / an.
  • Les cotisations du collège de l’écosystème des partenaires : cotisation Silver à 5k€ / an et cotisation Premium à 25k€/an. Avant, les cotisations étaient basées sur le chiffre d’affaires des partenaires. Aujourd’hui, seules ces deux cotisations Silver et Premium ont été conservées.
  • Toutes les cotisations sont déductibles d’impôts à 60%.
  • Les membres fondateurs·rices bénéficient d’une cotisation spéciale.
  • Les subventions de l’État : enveloppe de 2 millions € / an pour toutes les structures French Tech en France et dans le monde, accordée pour des projets.
  • Subventions de la Commission Européenne par projet
« Nous sommes d’intérêt général. Donc par définition, il n’y a pas véritablement d’offre de service sur-mesure. Tous nos livrables doivent participer à faire grandir la communauté. »

Programme d’action ONE

  • O pour Open gate : guichet ouvert, porte d’entrée des start-ups dans les réseaux locaux, nationaux et internationaux.
  • N pour National : déploiement des projets nationaux impulsés par Bercy sur le territoire.
  • E pour Ensemble : associer entrepreneurs·es et acteurs·rices de l’écosystème pour impulser des projets qui ont du sens au sein des groupes de travail.

« On est très bons en mapping, c’est notre job. Pour bien faire notre travail d’Open gate, on se doit de bien connaître l’existant et de cartographier les acteurs. »

Comment obtenir la reconnaissance d’intérêt général ?

« Alors, pour nous, la démarche a été longue ! Une croisade de 3 années et 7 versions de Statuts pour réussir. »

Une démarche qui aura pris 3 ans, accompagnée par le cabinet d’expertise comptable et fiscale de l’association.

« Nous sommes la seule association French Tech à ce jour, en France, à avoir opté pour cette démarche. Nous avons une devise : tech, scale et give. »

Équipe permanente de 4 personnes

  • Une Déléguée générale, seule au lancement pendant 8 mois, soutenue par un stagiaire.
  • Création d’un premier poste en CDD puis en CDI un an après la création de l’association.
  • Création d’un 3e poste, la 3e année, de Responsable communication.
  • Création d’un 4e poste, la 4e année, de Community lead pour animer le territoire Stéphanois.
« On se doit parfois de dire non aux sollicitations que l’on a. Nous avons pris la décision de faire moins mais mieux, plus ambitieux. Nous limitons le nombre de projets que l’on peut porter. C’est important de ne pas mettre en péril la santé des salariés·es permanents·es car il faut savoir tenir dans la durée aussi. »

Management de l’équipe permanente

  • Réunion d’équipe hebdomadaire d’une heure le lundi : chacun·e partage ses 3 priorités de la semaine et le temps jour nécessaire pour les réaliser. Il faut arriver à 35h/semaine.
« Il faut se ménager une « buffer zone », pour le tout-venant, l’administration de la gestion de projet, la vie associative et les schémas d’urgence. »
  • En cas d’urgence identifiée pendant cette réunion, l’équipe met ses projets en stand-by pour s’entraider. Tous les calendriers sont partagés.
  • Le Community lead basé à Saint-Etienne participe en présentiel à Lyon à la réunion d’équipe.
  • La Déléguée générale est cadre. Le reste de l’équipe a eu le choix entre le statut cadre ou non.
« Nous sommes dans le collaboratif et la transparence. Nous évitons les réunions de +1h30. Chaque réunion fait l’objet d’un compte-rendu, repartagé à toutes les parties prenantes. Tout est écrit chez nous ! Cela évite des mécompréhensions et de mauvaises orientations. »

Les outils de Virginie

  • La suite Google pour les dossiers et calendriers partagés.
  • Slack : plateforme collaborative de partage d’information et documents, qui permet de limiter le nombre de mails.
  • WhatsApp : pour échanger avec la communauté internationale.
  • Global : système de visio, français.
  • Vyte : pour disposer de son agenda en ligne et permettre la prise de RDV, français.
  • Top meeting : conférences téléphoniques.
  • Téléphone portable, PC portable pour travailler en mobilité.
  • LinkedIn, Twitter et Facebook pour les réseaux sociaux.

Un évènement signature : la soirée annuelle

  • C’est une soirée organisée en novembre ou décembre, ce sera le 10 décembre 2020.
  • Interventions d’entreprises pour partager leur expérience et partage des actions de l’association avec une sorte de bilan de fin d’année.
  • Un cocktail pour permettre les échanges au sein de la communauté, avec une identification des différentes catégories d’acteurs·rices pour favoriser la rencontre.
  • Pas de séquences types car l’évènement doit se réinventer chaque année.
« La soirée annuelle, c’est un temps qui rassemble l’ensemble des parties prenantes de la communauté, on est dans l’inspiration et la respiration avec des role model de scale-up françaises. »

Livrable phare : le rapport d’activité

  • Très synthétique, avec des hyperliens pour aller dans le détail, format recto/verso.
  • Publié avec le Conseil d’Administration de mars, après la clôture des comptes.

Animation de la communauté

  • Un groupe Slack avec les membres et toutes les parties prenantes.
« Aujourd’hui, on oscille entre email et Slack pour animer la communauté. Le problème de l’email, c’est que l’on est sur-sollicité et les mails sont noyés. Il y a de vrais enjeux de communication interne. »
  • Information transmise lors des Conseils d’Administration.
« Nos Conseils d’Administration sont plus que des CA : se sont de mini évènements communautaires. »
  • Le réseau social fort de l’association, LinkedIn

Arrêt sur image sur le métier de Délégué·e général·e

  • Le plus difficile : la comptabilité, le suivi administratif.
  • Le plus exaltant : les relations interpersonnelles, la communication et l’échange entre les personnes.
« Pour moi, la meilleure gestion de projet et la réussite d’une entreprise, d’une organisation, c’est une information claire. Que la parole soit impeccable et qu’elle soit bien comprise par tout le monde. De pouvoir s’adapter à ses cibles, de vulgariser. »
« Pour moi, la communication, au sens de partage de l’information, pour une bonne gestion de projet, c’est clé."

Mot de la fin de Virginie

« J’ai une pensée pour celles et ceux qui font le même métier, avec d’autres enjeux car chaque organisation et association a ses particularités. Le plus important, c’est de ne pas perdre le focus parce qu’on peut vite se laisser envahir car il y a beaucoup de sens dans ce que l’on fait.
Mais essayer de se discipliner pour apprendre à dire non, de manière réaliste, en fonction d’une réalité humaine de gestion de projet tout en continuant à garder la même énergie. De ne pas fermer la porte, mais il y a toujours d’autres points de connexion pour qu’un projet se fasse. »

Revoir le teaser de l’épisode #15 « Meilleure pratique de DG »

https://youtu.be/FXTI1MHPwFo

Prenez contact avec Virginie :

Maintenant, c’est à vous !

Si vous aimez le podcast et souhaitez nous soutenir, plusieurs possibilités :

  • Vous abonner à notre liste de diffusion
  • Noter le podcast sur Apple podcasts ou application de podcast/musique 😊
  • Parler du podcast à une personne autour de vous.
  • Me laisser un petit mot pour me dire ce que vous avez pensé de l’épisode, ce que vous avez appris ou ce que vous avez envie de tester au sein de votre association : c’est une joie que d’entrer en contact avec vous ! Pour m’écrire, mon adresse est : claire @ kairosarium.com

Merci pour votre écoute. Merci encore à Virginie. Je vous dis à bientôt pour appliquer les meilleures pratiques du métier !