Comment piloter l’association organisatrice des Olympiades des métiers ?

La France a été choisie pour accueillir le concours international Worldskills Competition à Lyon en 2023 ! Une belle victoire pour Kader Si Tayeb, Délégué général de l’association Worldskills France, et son équipe.

Avec une vingtaine de permanents·es et 4 000 bénévoles, Kader pilote l’association organisatrice des Olympiades des métiers, réunissant 7 000 jeunes. L’association organise aussi toutes les étapes de sélection de l’équipe de France des métiers. Cette équipe défend les couleurs de la France dans la compétition internationale, organisée tous les 2 ans dans un état membre du réseau.

 Dans cet épisode, vous découvrirez :

• La stratégie gagnante déployée par l’équipe projet dans la candidature de Lyon pour accueillir l’édition 2023 de Worldskills Competition,
• Comment financer une telle candidature, comment communiquer,
• Comment préparer l’après victoire, lancer les opérations, et passer de 20 à 80 permanents·es,
• Comment Kader va-t-il s’accompagner lui-même dans ces évolutions,
• Quels sont les outils de pilotage de Kader,
• Comment est structurée la Gouvernance de Worldskills France.

Les Chiffres Clés de Wordskills France

• 7 000 participants au concours régional organisé tous les 2 ans, partout en France et dans les Territoires d’Outre-Mer.
• 4 000 bénévoles mobilisés tout au long de l’année pour former et préparer les jeunes dans les compétitions.
• 1 vingtaine de salariés·es répartis entre Paris et Lyon, 1 équipe qui va quadrupler d’ici 2023.

Comment la France a-t-elle été sélectionnée pour accueillir la prochaine compétition mondiale en 2023 ?

• La France avait postulé 2 fois déjà pour accueillir cette compétition mondiale en 2009 et 2015.
• La reprise des candidatures est une idée du Président de la République lorsqu’il a découvert la finale des Olympiades à Bordeaux, lors de la campagne présidentielle en mars 2017.
• Il découvre des jeunes qui travaillent dans l’excellence. L’engagement de ces jeunes et un formidable outil pour valoriser l’apprentissage et la formation professionnelle.
• Une équipe projet s’est montée, avec le soutien d’Emmanuel Macron. Cela fait partie des grands dossiers mondiaux en termes de candidature d’évènements. La constitution d’une équipe dédiée demande un budget spécifique : il fallait au moins 1 million d’euros pour envisager sérieusement une candidature.

 Quelle stratégie a été adoptée lors de cette candidature ?

• La stratégie consiste à bien connaître les membres votants, à créer un lien direct avec chaque pays. Dans le réseau WS, il y a 82 pays membres. Chaque pays a 1 voix. Il faut avoir la majorité des voix, soit au premier, soit au second tour. Chaque pays bénéficie d’un Délégué Officiel, quelle que soit la forme juridique de l’organisation Worldskills selon les pays.
• L’équipe projet a misé sur la coopération internationale, en particulier avec les pays en développement dont l’objectif est de monter en compétences dans leur système de formation professionnelle. En parallèle, l’équipe a mobilisé les ambassades et le réseau diplomatique.
• Dans l’équipe, il y avait 1 personne du Quai D’Orsay, pour faire le lien avec les ambassades, donner les éléments de langage pour que le côté diplomatique puisse intervenir.
• Par sa stratégie de communication, l’équipe projet a montré l’ouverture de la France dans les échanges internationaux.

 « Pour gagner à l’extérieur, il faut être fort à domicile. »

Comment la France a-t-elle préparé l’épreuve finale du Grand oral ?

• Le moment important est le grand oral de la candidature, en plus d’un dossier de candidature important à rendre. C’est un oral de 20 min qui s’est déroulée la veille de la compétition en Russie lors de l’AG de WS le 21 août 2019. Les membres votent suite à la présentation du dossier.
• La France avait la volonté d’une présentation dynamique, avec des jeunes qui sont venus témoigner, qui ont pris part au Grand Oral. La Ministre du travail, Muriel Pénicaud est venue en Russie défendre le dossier français. Et la France disposait d’une vidéo du Président Macron pour ce projet d’ampleur nationale.
• La France a gagné 44 voix contre 20. Ce qui a conforté la stratégie.
• Temporalité : la campagne a débuté en janvier 2018 et le vote a eu lieu en Août 2019. Cela représente 1 an et demi de travail où il a fallu monter l’équipe, préparer la stratégie et organiser les évènements.

 Comment financer une telle candidature ?

• Budget de 940 000 €.
• WS avait le souhait que les administrateurs s’engagent et que ce ne soit pas uniquement des fonds publics. Le CA est composé principalement de plusieurs ministères, d’organisations patronales : MEDEF, CPME, UDP, chambres consulaires, organisations professionnelles, d’autres organisations.
• La part de l’Etat représente 15% du budget total.
• La Métropole de Lyon a fortement contribué.

 Pourquoi avoir choisi Lyon ?

• Après sondages et enquêtes : 2 villes seulement en France se sont révélées en capacité de recevoir un tel évènement : Paris et Lyon. Car il faut un parc des expositions imposant et une capacité hôtelière à la hauteur, avec au moins 8 000 chambres d’hôtel.
• C’est un véritable travail que de faire connaître aux décideurs lyonnais ce qu’est la compétition WS et l’intérêt que cela représente pour une ville comme Lyon.
• La Métropole de Lyon a offert un soutien majeur : c’est une ville avec un fort lien avec les métiers, dans une Région tournée vers l’avenir.

L’association a-t-elle toute l’expertise nécessaire pour un évènement de cette ampleur ?

L’équipe est accompagnée par 2 agences : 1 cabinet pour les relations internationales et 1 cabinet pour le territoire français. Des freelances sont également sollicités dans l’expertise sur des thèmes précis : composition du budget, ou création graphique. Cet accompagnement a été primordial.

« Ne jamais partir seul sur un enjeu comme celui-ci. Il faut des partenaires et ne pas hésiter à trouver de l’expertise : il faut des personnes qui apportent autre chose que le réseau Worldskills. »

 Quels sont les grands postes de dépenses dans ce budget :

• 1 partie RH. 1 équipe dédiée de 4 personnes complémentaires.
• 1 personne sur les réseaux diplomatiques.
• 1 personne en charge de la personnalisation de l’offre.
• 1 project manager en charge de définir tous les outils : newsletter etc.
• Kader en supervision.
• Après, il y a la coordination avec les agences pour affiner la stratégie aussi bien nationale qu’internationale. Il est important d’associer les deux.

 Les axes d’amélioration ?

• Communiquer davantage vers le grand public, donner des explications sur ce que sont les WS, dire que c’est un évènement mondial.
• Anticiper un peu plus l’après, une fois que l’on a gagné ! Anticiper les sollicitations, gérer les retours média, gérer l’attente des partenaires.

« Il faut canaliser tout cela et rester les maîtres du temps. À nous d’imposer un tempo pour les prochains mois et les prochaines années. »

•  Il faut désormais se poser et revoir toutes les fondations. Il faut reprendre le dossier à zéro et bâtir le projet qui va amener l’équipe en 2023. Il faut faire le deuil de ce qui s’est fait avant.

Comment s’organiser pour préparer un tel évènement ?

Le travail du quotidien

• La victoire a été peu célébrée pour le moment, une réception ministérielle ou présidentielle aura lieu avec les jeunes.
• Actuellement, la France est Classée 9^ème nation mondiale. L’objectif en 2023 est d’intégrer le top 5.
• Un autre grand objectif est d’impliquer le grand public et attirer des jeunes dans des filières de formations qui vont déboucher sur des métiers passionnants et qui embauchent.
• Il y a d’autres évènements à préparer en plus de 2023 : des finales nationales sont organisées. En parallèle il faut continuer le travail, organiser les prochaines finales, coordonner les sélections dans toutes les régions, préparer la future équipe de France mais aussi préparer les fondations pour 2023. Il faut garder l’équilibre entre toutes ces activités. Il faut que le projet intègre aussi le quotidien.

 Créer une nouvelle structure

• La question se pose de la création d’une nouvelle structure : oui ou non, quel type de gouvernance, quel type de structure etc. C’est un moment important où il est nécessaire de se faire accompagner par des spécialistes car on arrive sur des limites de compétences.
• Monter un Comité d’organisation : c’est un projet mondial, très atypique, équivalent à de grands évènements sportifs.
• En priorité : travailler sur l’organigramme, sur l’organisation de la structure, le mode de fonctionnement, les priorités, la planification sur 4 ans, revoir aussi le budget, les financements, le sponsoring, la stratégie de marque, la communication.
• Une équipe dédiée à Lyon avec des nouveaux locaux.
• Budget d’une finale mondiale, selon 1^ère estimation : 89 millions d’euros.

« On s’inspire bcp de ce qui se fait dans le sport, mais il faut prendre en compte tous les aspects liés à la Gouvernance, au financement, à l’évolution de la structure. Il faut se faire accompagner par des experts. »

 Stratégie de communication de Worldskills France

• Les jeunes sont mis en avant. Ce sont eux qui parlent le mieux de l’association. Ils en sont les meilleurs ambassadeurs.
• Il n’y a pas besoin de les briefer, ils parlent de ce qu’ils vivent, notamment ceux qui ont la chance d’intégrer l’équipe de France et vivent une aventure extraordinaire. C’est une parenthèse enchantée dans leur vie. On trouve une fraîcheur.
• Tous les ans, il y a des jeunes différents.

« La meilleure chose à faire pour bâtir la stratégie de communication : savoir s’entourer. Tout le monde à un avis. Pour la communication c’est la même chose. Raison pour laquelle il faut faire appel à des professionnels. »

 Communiquer par un format court télévisuel

• WS France a déjà une force de frappe en communication avec le format court Histoire de talents. Diffusé tous les soirs sur France 2 et France 3 à l’heure du dîner.
• Le format court est parrainé par EDF entreprises, partenaire majeur avec France télévision. C’est un mécanisme de TV avec un programme court, spécifique dont les coûts sont supportés par les partenaires. Il faut identifier des partenaires qui aient envie de communiquer. C’est la 2^ème édition seulement pour WS. Cela n’avait pas pu être fait avant, la marque n’était pas assez reconnue, les partenaires ne voyaient pas l’intérêt de communiquer dessus. Maintenant c’est le bon moment, les partenaires commencent à parler de WS. Le CIC commence à communiquer par exemple.
• WS n’aurait pas eu les moyens de communiquer sur de tels médias. Le format court est un format télévisuel atypique avec des codes particuliers. Il faut une expertise dans ce genre de programme. WS a fait appel à un expert, une agence spécialisée dans ce genre de programme pour monter toute l’ingénierie du projet. Il faut évidemment avoir de la matière et être réaliste : est-ce que cela va plaire au plus grand nombre ? L’idée était de montrer des jeunes ordinaires qui vivent une aventure extraordinaire. WS voulait viser le grand public.

 Une équipe permanente qui va quadrupler d’ici 2023

• Avant, Kader supervisait tous les départements, la grande nouveauté est le recrutement de Directeurs, qui vont prendre en charge des départements, apporter leur expertise, leur expérience et apporter la structuration et les idées nouvelles pour monter les projets nouveaux jusqu’en 2023.
• Changement très important : la structure évolue et se développe, d’une équipe de 10 personnes, elle passera à terme à 80 salariés.
• Ce changement se prépare, la monté en puissance est rapide : il faut intégrer de nouvelles personnes venant d’horizons variés, de nouvelles compétences. Il faut gérer la complémentarité et de nombreux détails.

« Le cœur de l’activité : c’est l’humain. Il faut trouver les bonnes personnes. »

Comment KADER va-t-il s’accompagner lui-même sur cette évolution ?

• Kader réfléchit à la manière d’évoluer : il faut développer d’autres compétences, se former. Il a acquis des compétences en 4 ans, mais cela ne suffit pas. C’est enrichissant : se permettre de grandir, d’évoluer, de voir autre chose.
• Il faut faire confiance : avoir un avis ne veut pas dire avoir une compétence.

" Le DG ne sait pas tout sur tout. Ce n’est pas le rôle du DG de tout absorber. »

•  Cela permet aussi de sécuriser la structure : c’est égoïste de tout mettre sur le dos d’une seule personne et ce n’est pas pérenne pour la structure. Il faut être capable de dimensionner ou trouver une aide. Il faut se donner les moyens de ses ambitions et de ses projets.
• Il faut être vigilant et ne pas se lancer dans trop de projets en même temps si on n’a pas les moyens de le faire : il existe un risque de s’éparpiller. Le but est de garder sa ligne directive et connaître ses limites.
• Pour l’équipe qui grossit : la réflexion est en cours. L’idée est de trouver une structure agile qui intègre des nouveaux modes de travail : Freelance, travail partiel, télé travail…l’objectif est d’intégrer tout cela.

Quels sont les outils utilisés dans le pilotage de Worldskills France ?

• Kader met l’accent sur la dématérialisation.
• Dropbox business : c’est une option très acceptable économiquement. Toutes les données se retrouvent sur le téléphone portable et l’on accède à tout partout. Onedrive peu pratique.
• SalesForce : le prochain chantier est celui de la mise en place d’un CRM pour mieux gérer les contacts. Kader a fait du benchmarking, le réseau WS International rencontre la même problématique. Sale force, leader mondial, fait une offre pour les ONG : 10 licences gratuites, en version professionnelle. La licence gratuite est présente depuis 2 ans au sein de l’association, mais il n’y avait pas encore les bonnes personnes pour l’exploiter. Maintenant, l’association a formé un groupe de personnes dédiées, avec un prestataire, à sa la mise en place. WK va pouvoir gérer la prospection de partenaires, le suivi. Dans la version ONG, il y a des modules pour gérer les bénévoles et les donateurs.
• WhatsApp : un outil fantastique pour gérer les évènements et communiquer, surtout à l’international : Un outil parfait pour la création de groupes et la diffusion des informations.
• Remember the Meal : un logiciel de gestion des taches au quotidien : , c’est un pense bête très pratique.

Comment est structurée la Gouvernance de Worldskills France ?

• Le Conseil d’Administration se réunit 4 fois par an.
• Le Bureau est organisé le jour du CA. Ce qui compte, c’est la liaison entre le Président, le DG et les Administrateurs, comme le Trésorier.
• Le côté bénévolat est beaucoup moins présents que dans d’autres associations. Les Administrateurs sont nommés par les...