Imagina un médico que programe dos operaciones el mismo día a la misma hora, o un hotel reserve la misma habitación para dos personas diferentes en las mismas fechas. Espero que ambos ejemplos se queden en la imaginación y nunca te veas en una situación así. Un error de tal magnitud no solo puede comprometer un negocio o unas vacaciones sino también tu salud.

Ser organizado no es un lujo, ni es exclusivo de grandes compañías o ejecutivos con secretaria o asistente personal. Tampoco es algo único de los trabajos administrativos. La organización no es una ciencia extraordinariamente complicada, es la rutina que acomoda las piezas de manera ordenada para facilitarnos las vida. Como ves, todos podemos desarrollarla y es más, en algún nivel todos las tenemos. Por ejemplo: organizamos las cosas en nuestra cartera, la comida en el refrigerador o la ropa en el closet.

Cuando eres organizado profesionalmente, adquieres una fortaleza que no todo el mundo tiene, te pone en ventaja sobre tu competencia en muchos sentidos.

3 Razones porque ser organizado no es cool

Ser organizado, como cualquier otra habilidad, resulta más natural para algunas personas que para otras. Pero si te digo que es la mejor manera para balancear tu vida, además de facilitar que alcances más objetivos, dudo que no quieras desarrollarla. Cualquier momento es bueno para empezar, pero entre más rápido lo hagas, más rápido verás beneficios en estos tres aspectos:

1. Más claridad para establecer prioridades y objetivos
2. Mantener una oficina organizada te ayuda a seguir de manera más precisa tu lista de tareas y el estatus de los proyectos. Además, hace más fácil ver posibles oportunidades de negocio y crecimiento. Si tu escritorio o computadora están desorganizados, es fácil perder documentos o identificar dónde deberías poder más atención y concentrar tu energía.
3. Un espacio de trabajo organizado facilita que alcances objetivos de corto plazo, cuando sumas una buena cantidad de ellos estás sumando posibilidades para conseguir grandes logros.

1. Ahorrar dinero y recursos
2. En una oficina mal organizada, es común que se malgaste el dinero y otros recursos como el tiempo. Cosas tan sencillas como comprar herramientas que ya tienes pero no encuentras en el momento que las necesitas, hasta situaciones que pueden comprometer un presupuesto, como contratar ayuda adicional porque el tiempo de entrega de un proyecto se aproxima y no estarás a tiempo; son situaciones que pasan habitualmente cuando no estás organizado. Ejemplos como estos pueden evitarse cuando el espacio de trabajo y tu agenda están bien organizadas. No mal gastes tus recursos y nunca comprometas las ganancias de un proyecto por el simple hecho de estar organizado.

1. Menos estrés en tu vida
2. El estrés se ha convertido en una realidad para la mayoría de los profesionales. Por supuesto el desorden es una fuente natural de él.
3. Vivir y trabajar en espacios con orden y clasificación disminuyen la acumulación de estrés, al mismo tiempo que se libera tiempo para invertirlo en lo verdaderamente importante: la creatividad, la preparación y la planeación.

Por supuesto se puede vivir una vida de improvisaciones, pero la clave es que nunca tendrás tiempo para planear a donde quieres ir y mucho menos como llegar, ser organizado facilita tu vida además de brindarte herramientas para conseguir más rápido cualquier objetivo.

4 súper aplicaciones para organizar tu día

A menos que acabes de regresar de un viaje por el tiempo o hayas estado viviendo en otro planeta, puedo asegurar que utilizas el teléfono para administrar o realizar algunas tareas personales y profesionales. Están son buenas noticias, porque hoy existen miles de aplicaciones que tiene como objetivo facilitar nuestra organización en todos los aspectos, y todas tiene extensiones fáciles de utilizar en cualquier teléfono inteligente o tableta móvil. Estas 4 son mis favoritas, prácticamente sería imposible funcionar sin ellas:

1) Evernote

Personalmente la llamo la memoria perfecta. Es como un cuaderno digital que tengo conmigo todo el tiempo. En ella tengo una carpeta para cada proyecto en el que estoy trabajando, además de los pendientes personales. Ahí guardo absolutamente todo lo que tengo que guardar: documentos, fotografías o presentaciones. Como tengo el teléfono conmigo gran parte del día, tengo acceso a lo que sea en cualquier momento.

Es práctica y muy fácil de personalizar, se puede adaptar a las necesidades de cada persona.

2) Remember The Milk

En ella hago mi lista de tareas, ahí tengo todas las cosas que tengo que hacer y cuándo tienen que estar completadas. Permite etiquetar cada tarea por proyecto y hacer listas por proyecto, cliente o clasificación. Sus notificaciones son muy efectivas, además que todos los días recibo un email a las 6AM con la lista de tareas que tengo para ese día.

Vale la pena señalar que una lista de tareas bien llevada es una de las herramientas más importantes para ser productivo.

3) Dropbox

Combinada con Evernote, esta aplicación me permite trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento tener al alcance de la mano todos los documentos que tengo en mi computadora. Es la mejor aplicación que he utilizado para guardar documentos en la nube. En ella, además de guardar mis cosas personales como fotografías y otros documentos o información, tengo las facturas de los clientes, mis declaraciones de impuestos anteriores y un respaldo de todo el contenido de Inconfundiblemente Latino.

4) Pocket

¿Quién no ha encontrado un artículo en Internet que no puede leer en ese preciso momento? Pocket me permite guardar artículos de internet para leerlos más tarde, su función offline deja que descargues los artículos y los leas incluso cuando no estás conectado a internet, por ejemplo, mientas viajas en un avión.

No dejes pasar las lecturas que quieres hacer porque no puedes hacerlo en ese instante, descarga Pocket y organiza un momento de lectura al día para revisar todos los artículos que has guardado, es exactamente lo que hago yo y me funciona muy bien.

Es un privilegio vivir en una época de tantos adelantos en la tecnología. Sin exagerar y como dice Apple, existe una aplicación prácticamente para todo lo que se nos pueda ocurrir, y la organización personal no es una excepción. 

Las aplicaciones que acabo de mencionar no son las únicas, son las que me funcionan mejor a mí, pero como cada quien tiene prioridades y necesidades distintas, estoy seguro que buscando encontrarás las aplicaciones más adecuadas para ti.

Ser organizado no es un un objetivo que puedes decir que ya cumpliste, es un proceso que siempre está cambiando y adaptándose a tu vida con sus cambios de cada día. Empieza cuanto antes, intenta esquemas, hábitos y rutinas hasta que encuentres lo que realmente te funciona. No pases más tiempo buscando un documento que no sabes dónde tienes, invierte tu dinero y tiempo en tareas más productivas. Organízate y empieza a cambiar tu vida desde hoy.

Referencia: El secreto para ser más productivo: mi lista de tareas.