Warsztaty zespołowe, odpowiednio zaplanowane, mogą być niezwykle wartościowe. Z drugiej strony, zapewne masz w pamięci spotkania, które ciągnęły się w nieskończoność, przynosząc jedynie frustrację. Przygotowaliśmy materiał, w którym rozkładamy organizację skutecznych warsztatów na czynniki pierwsze i przeprowadzimy Cię przez ten proces krok po kroku.

Cześć, tu Kuba Szczepanik i Jacek Wieczorek, a to jest elegancko dowiedzione.

Jeśli brakuje Ci przewidywalności tego, czy Twój zespół dowiezie faktycznie to, co trzeba,

to jesteś w dobrym miejscu.

Rozmawiamy o tym, jak sprawnie dowodzić rezultaty

i budować organizacje, w których zespoły biorą odpowiedzialność za wynik.

Będzie konkretnie, praktycznie i miejmy nadzieję, elegancko.

Praca zespołowa w formule warsztatowej potrafi być bardzo efektywna,

ale na bazie złych doświadczeń bywa umikana.

W tym odcinku podpowiadamy, jak zorganizować skuteczną sesję

oraz jak zaangażować uczestników do udziału.

Podkreślamy też, jak ważne jest poprawne domknięcie sesji

i sprawdzenie jej efektów.

Ten materiał sponsoruje nasza firma 202%.

Na co dzień wchodzimy do firm technologicznych tam, gdzie dowożenie kuleje.

Podnosimy przewidywalność i efektywność zespołów tak,

żeby dowiezienie rezultatu było normą, a nie przypadkiem.

Zobacz więcej na 202%.pl.

Praca zespołowa w formule warsztatowej potrafi być bardzo efektywna,

ale z drugiej strony potrafi przybrać formę bardzo żmudną,

a na koniec efekty mogą być bardzo mizerne.

Przy tym wszystkim za to wszystko ktoś musi zapłacić.

I ponieważ taka formuła może nie wyjść,

albo na bazie złych doświadczeń z przeszłości,

czy to liderów, czy członków zespołu, może być po prostu unikana.

Naszym zdaniem jest to błąd, bo przez to zespoły zamykają się

na bardzo korzystne formaty warsztatowe, czy współpracy wieloosobowej.

I dlatego nagraliśmy ten odcinek, żeby pokazać sposób na to,

jak dobrze podejść do warsztatów, tak żeby były one efektywne

i dzięki temu żeby uzyskać z nich korzyści.

Spis treści na dzisiaj jest następujący.

Powiemy najpierw jakie warsztaty mamy na myśli.

Następnie czego można się spodziewać po dobrze przeprowadzonych warsztatach zespołowych.

Opowiemy jak zorganizować skuteczną sesję,

jak przekonać uczestników, jak przygotować się do sesji jako prowadzący

oraz na co zwrócić uwagę po sesji.

To zaczynając od pierwszego punktu, gdy we wstępie czy w tytule mówimy

o warsztatach zespołowych, to jakie rzeczy mamy na myśli.

Wymienię kilka przykładów, tak opisowo co to mogą być za formaty,

czy co to mogą być za typy spotkań.

Może znasz je też pod jakimiś innymi nazwami,

ale tutaj ja nie chcę za długo spędzić na tym punkcie.

Więc my mamy na myśli między innymi takie rzeczy,

jak na przykład kick-off zespołu, start zespołu, start projektu, rozpoczęcie,

czy jakaś inicjalna forma uruchomienia pracy zespołu projektowego.

To też może być jakiś rodzaj pracy kreatywnej nad zakresem produktu,

wymyślenie tego co jest do zrobienia, albo jak może być to zrobione.

To może być też sesja planowania etapu, cokolwiek to jest etap,

czy to jest jakaś faza projektu, czy to jest jakiś kwartał,

czy to jest jeszcze coś tego typu.

Ale to też mogą być warsztaty jakiegoś rodzaju podsumowania.

Podsumowanie etapu, kwartału, jakiegoś może podsumowanie całego projektu,

albo często na koniec sesja podsumowująca i usprawniająca pracę zespołu,

albo usprawniająca proces wytwórczy.

To mogą być bardzo różne warsztaty,

ale najczęściej ich cechą jest to, że uczestniczy w tym albo cały zespół,

a może nawet przedstawiciele czy grupy wielu zespołów.

Kuba wymienił kilka przykładów, co może stać za słowem warsztaty.

Natomiast teraz kilka zdań o tym, czego się można spodziewać

po dobrze przeprowadzonych warsztatach zespołowych.

Zacznijmy od tego, że te warsztaty zespołowe mogą być bardziej efektywne

i dać lepszy wynik niż alternatywne, potencjalne podejścia.

Bo jeśli nie warsztaty zespołowe, no to być może jakaś praca w podgrupach,

może jakiś ping-pong albo sztafeta przemyśleń i kolejnych spotkań lub kolejnych maili.

Uważamy, że dobrze przeprowadzone warsztaty zespołowe dadzą po prostu lepszy wynik,

cokolwiek to jest w kontekście danego typu warsztatów.

Kolejna rzecz to jest wspólne i dobre zrozumienie celu przez uczestników.

Kuba wspominał przed chwilą o mailach, te maile czy wiadomości na Teamsach, Slackach

one mają taką tendencję, że nie wszyscy nadążają za śledzeniem tych informacji.

Zebranie osób w jednym miejscu, idealnie jeśli to jest sala fizyczna

i przedyskutowanie, upewnienie się, że dobrze rozumiemy cel,

jest sensowną inwestycją, żeby tę konkretną inicjatywę,

którą chcemy zrealizować, żeby mieć pewność, że ludzie po prostu wiedzą,

co tak naprawdę jest tym efektem końcowym.

Zebranie się w jednym miejscu i czasie daje też skupienie.

To skupienie powoduje, że wszyscy są o wiele bardziej uważni

i po prostu lepiej osiągają potrzebny wynik.

Dobrze poprowadzone warsztaty zapewniają też lepszą komunikację

i choć brzmi to tak bardzo ogólnie, to wierzymy w to, że komunikacja to nie tylko słowa,

to też mowa ciała, to też gesty, to też postawa

i wszystkie te rzeczy są też jakimś nośnikiem informacji

i pozwalają się ludziom lepiej skomunikować.

Efektem ubocznym dobrze przeprowadzonych warsztatów

jest też taki aspekt międzyludzki, czyli integracja.

Zwłaszcza jeśli mamy do czynienia z zespołem, który pracuje zdalnie,

który być może jeszcze nie popracował dużo w danym składzie

albo gdy mamy do czynienia z przedstawicielami różnych zespołów,

to taki po prostu efekt trochę nie ten, o który najbardziej chodzi,

ale fajny efekt dodatkowy to to, że ludzie się trochę lepiej poznają,

czują, że może lepiej się rozumieją, o czym Jacek chwilę temu mówił.

No i to wszystko też wpływa w przyszłości korzystnie na dalszą współpracę,

zwłaszcza jak mówimy o np. tych warsztatach takich na wczesnym etapie projektu.

Dobre warsztaty to też możliwość szybkiego i bezpośredniego ustalenia

rzeczy, które są dla nas istotne i wynika to z tego, że dobrze przygotowane warsztaty

zapewniają, że wszystkie osoby, których potrzebujemy do podejmowania decyzji

są z nami na tej samej sali czy w tym samym miejscu, w którym te warsztaty prowadzimy.

Efektem końcowym dobrze przeprowadzonych warsztatów zespołowych

jest też zaangażowanie się wszystkich uczestników tych warsztatów w ustalenia.

One prowadzą te warsztaty do albo planu usprawniania, albo do jakichś decyzji

produktowych, albo do jakichś umówionych działania zespołu.

I to wszystko, jeśli jest przeprowadzane wspólnie, jeśli jest przedyskutowane razem,

jeśli jest okazja do tego, żeby wypowiedzieć swoje perspektywy, to później pomaga w tym,

żeby tych wszystkich decyzji wspólnie przez wszystkich uczestników przestrzegać.

I ostatnia rzecz. Dobrze przeprowadzone warsztaty to zwykle jasny plan działania,

czyli wszyscy, którzy są na warsztatach wiedzą, co jest do zrobienia, kto będzie robił

konkretne rzeczy, kiedy te rzeczy będą zrobione. Jest zwykle też przestrzeń na to,

żeby ewentualne niejasności rozwiać natychmiast bez oczekiwania, aż ktoś odpisze

na maila, czy odpisze na wiadomość.

Dobrze, to już ustaliliśmy o jakich warsztatach, jakiego typu formatach

będziemy dzisiaj mówić. Też wymieniliśmy powody, dla których takie warsztaty warto

organizować. To przejdźmy do takiej zasadniczej części tego nagrania,

czyli kolejnych rozdziałów na temat tego, jak dobrze się do takich warsztatów

przygotować, jak sprawić, żeby one dobrze przebiegły.

Pierwszy punkt, tak w kolejności chronologicznej i logicznej, to rozdział

jak zorganizować skuteczną sesję warsztatową.

Tutaj punktem numer jeden, takim bezapolacyjnym jest ustalenie celu

szykowanych warsztatów. Jest to absolutny fundament, bez którego właściwie

trudno oczekiwać, że jest sens pójść dalej. Ten cel, który przyświeca warsztatom

to jest coś, z czego będzie wynikało sporo kolejnych decyzji i brak jasności

jeśli chodzi o ten cel, może powodować, że organizator takiego warsztatu

będzie się miotał w kontekście tego, w którą stronę tak naprawdę powinniśmy

pójść. Ale to nie tylko organizator, no bo też uczestnicy mogą mieć poczucie,

że ten czas spędzany na warsztatach nie jest najbardziej efektywnie spędzanym czasem.

I ten cel to jest coś, co koniecznie musi być nazwane jako faktyczny cel,

a nie tylko na przykład zorganizowanie warsztatów. To szczególnie grozi tym

zespołom, czy w firmach, których są pewne rutyny, czy praktyki, czy utarte modele.

No i na przykład zasada, że no projekt się zaczyna, to musimy zrobić

kick-off projektu, więc wszyscy robią kick-off projektu i to jest po prostu

totalnie miałkie i niespecjalnie cokolwiek wnosi, no bo być może organizator

stwierdził, że no zadanie, jakie przed nim stoi, to zrobić kick-off projektu,

a celem takiego kick-offu raczej będzie zapoznanie się z istotą tego,

co jest do zrobienia w ramach projektu, wspólne zrozumienie, czy może nawet

jakieś już takie działania przygotowawcze, czyli dobre przygotowanie sposobu

działania zespołu projektowego. No i to już jest o wiele sensowniejszy cel.

No i tak jak Jacek mówi, to wpływa na to, jakie kolejne decyzje organizacyjne

są do podjęcia, a nie tylko po to, żeby odhaczyć jakiś taki rutynowy format

warsztatowy. Drugi punkt, który rekomendujemy, to znajdź sponsora warsztatów.

Co mamy na myśli pod pojęciem sponsora, to czasami nawet dosłownie może oznaczyć

kogoś, kto wyskoczy z budżetu i może zapłaci za salę albo za jakiś

akceptowalny poziom cateringu, ale bardziej chodzi nam przede wszystkim o osobę,

która będzie jakiegoś rodzaju wyższego rzędu liderem, wsparciem menedżerskim,

osobą, która zaopiekuje też powód organizacji takich prac, czy może też

wesprze po prostu wszystkich uczestników w tym, żeby faktycznie znaleźć czas,

możliwość skupienia się, żeby też odważnie podjęli pewne decyzje.

Taki sponsor warsztatów ma też po prostu pewien taki praktyczny charakter.

Najlepiej jakby taka osoba w ramach naszych warsztatów znalazła czas na to,

żeby zrobić jakiegoś rodzaju exposé, jakiś wstęp, w którym dobrze przeprowadzi,

wtajemniczenie wszystkich uczestników, ten cel, który jest do osiągnięcia

dzięki tym warsztatom. Z naszego doświadczenia to bardzo pomaga.

Kolejny punkt, który pomaga zorganizować skuteczną sesję, to właściwy dobór

składu uczestników. Skład ten powinien być dobrany do poruszanej kwestii,

czyli powinniśmy najpierw mieć ustalenia, co konkretnie chcemy przepracować,

czym chcemy wyjść, następnie pod to należy dobrać osoby, osoby właściwe,

które posiadają wiedzę, które posiadają kontekst, ale też osoby, które są

decyzyjne, czyli potrafią w trakcie warsztatów na bieżąco bez oczekiwania

po prostu podejmować decyzje, co powoduje, że cały proces, który jest zaplanowany,

zaplanowane na warsztaty po prostu idzie do przodu. Istotne jest też to,

żeby zadbać o to, aby posiadać taką reprezentację, która da nam wgląd

na wszystkie ważne perspektywy, tak żeby jakiegoś istotnego aspektu,

konkretnego zagadnienia nie pominąć, no bo może być tak, że wypracujemy pewne rzeczy

i po warsztatach dopiero zderzymy się z na przykład jakimś komentarzem

konkretnego działu, który uzna, że okej, fajne rzeczy wypracowaliście,

ale nadal trzeba coś tam zmienić, zmodyfikować czy wziąć pewne aspekty pod uwagę.

Kolejna nasza rekomendacja to ustal osobę prowadzącą. Wiele warsztatów z rozpędu

jest prowadzonych przez jakiegoś rodzaju organizatora albo najstarszą osobę w ekipie,

najwyższą szarżą, to może, ale nie musi być najlepszy pomysł. Fajnie jest przemyśleć,

czy czasami nie mamy kogoś w zespole albo w jego bliskim otoczeniu, kto mógłby

pełnić taką rolę dedykowaną tylko i wyłącznie funkcji prowadzenia warsztatu,

przygotowania go dobrze jeśli chodzi o jego przebieg, przygotowania pewnej formuły,

która realizuje cel, od którego zaczęliśmy, ale też sprawnego zrealizowania

w trakcie jego przebiegu. W niektórych organizacjach takie osoby są po prostu

wytrudnione na etatach albo pełnią jakieś funkcje i można je poprosić o to,

żeby tą funkcję realizowały. W innych no może musimy się posiłkować kimś,

kto w zespole jest i ma jakieś tam talenty komunikacyjne, pewnie wyższe niż przeciętna.

Naszym zdaniem taka jednoznaczna osoba ustalona, która poprowadzi tego typu warsztaty

bardzo pozytywnie przyczynia się do ich sukcesu. No i fajnie też, żeby wszyscy wiedzieli,

że ta osoba właśnie jest od tego, żeby prowadzić, no bo ta osoba też musi mieć pewne

uprawnienia do tego, żeby np. przerwać pewne dyskusje, poprosić grupę o to,

żeby się trzymać pewnych formatów czy może pomóc grupie domknąć pewne punkty.

I ostatni punkt dotyczący tego, jak zorganizować skuteczną sesję,

to przygotuj adekwatną przestrzeń. Tutaj otwierają nam się takie dwie zasadnicze

możliwości, czyli z jednej strony może to być format taki onsite'owy, stacjonarny,

czyli spotykamy się w jakimś konkretnym miejscu, w sali, w jakiejś przestrzeni,

gdzie fizycznie uczestnicy mają do siebie dostęp. Z drugiej strony mamy możliwość

realizacji tego typu warsztatów online'owo, czyli używając kamerek,

używając narzędzi pomagających wizualizować to, nad czym pracujemy,

czyli jakieś tam mural, miro, narzędzia, które pomagają i upraszczają pracę

w trakcie takich warsztatów online'owych. Jeżeli myślimy o tym w szczególności,

jeśli chodzi o salkę, jakąś taką przestrzeń, no to istotne jest, żeby ta salka

to nie była jakaś tam pierwsza wolna czy jakaś przykładowa, no tylko jednak warto

wiedzieć, czego możemy się spodziewać na tej salce wielokrotnie z Kubą.

Doświadczaliśmy takich historii, że na środku salki jest jakiś wielki filar

podtrzymujący strop, który utrudnia łapanie kontaktów wzrokowego bądź jakiś

taki niekorzystny układ salki, na przykład taka bardzo długa salka podłużna,

gdzie nie mamy takiej wygodnej możliwości, żeby na przykład wygodnie przeprowadzać

pracę grupową.

Więc tutaj warto z perspektywy organizatora zastanowić się, czy w ogóle do dyspozycji

jest odpowiedni pokój czy odpowiednia sala i może jednak szczególnie ważne

warsztaty jednak spróbować przeprowadzić poza biurem, co może też mieć ciekawy

dodatkowy taki charakter skupienia, no bo te osoby, które są na terenie powiedzmy

miejsca czy piętra, na którym pracują mogą być trochę nawet nieświadomie odciągane

od pewnych spraw, które chcemy w warsztacie przepracować.

Dobra, to omówiliśmy to jak zorganizować skuteczną sesję, to teraz kolejny

rozdział, jak przekonać uczestników. Przyjmujemy tu trochę założenie, że ludzie

mogą mieć domyślnie odrobinę niechęci albo jakieś pewne przemyślenia na temat

tego, że kolejne warsztaty. No i tutaj spróbujmy wyjść naprzeciw takim powiedzmy

może niekoniecznie entuzjastycznym założeniem.

Tak, fundamentalna wskazówka to komunikuj ustalony cel postawiony przed warsztatami.

Przed chwilą z Kubą wspomnieliśmy, że taki cel należy ustalić.

Oprócz ustalenia oczywiście ten cel należy komunikować, propagować dalej

do uczestników, czyli nazwać ten cel po imieniu, wytłumaczyć co chcemy osiągnąć

w taką konkretną sesję. To mogą być różne rzeczy, to może być lepsze zrozumienie

zakresu, to może być wsparcie przy pocięciu całości na jakieś mniejsze wydania,

to mogą być usprawnienia procesu wdrożeń, by był mniej kosztowny, tutaj możliwości jest

sporo. No i istotne jest, żeby upewnić się, że wszyscy uczestnicy rozumieją co ma być

tym końcowym efektem. No tak, żeby po pierwsze mogli zacząć układać sobie w głowie

co będą mogli włożyć, jak będą mogli kontrybuować w trakcie tego warsztatu.

A z drugiej strony, żeby to była taka nazwijmy to granica, takie ramy poza które

nie będziemy wychodzić. Bardzo łatwo na warsztatach wpaść w tematy poboczne,

zanurkować w jakąś króliczą nore, która niekoniecznie jest ważna, więc dobre

zakomunikowanie celu, upewnienie się, że uczestnicy rozumieją po co, podnosi szansę,

że te rozmowy, które będą toczyć się na właściwych warsztatach, będą dotyczyły tego

konkretnego celu. Drugą rekomendacją na sposób na przekonanie uczestników to

pokaż korzyści dla uczestników warsztatów. Coś co mnie czasami niepokoi to liderzy

organizacji, którzy inicjują tego typu warsztaty skupiają się na tym co Jacek

przed chwilą powiedział, czyli po co się zbieramy, na przykład chcemy usprawnić

proces, ale to niekoniecznie będzie aż tak przekonujące dla samych uczestników.

Oni będą wiedzieć po co tam są, w sensie po co firma chce żeby tam byli,

ale niekoniecznie będą widzieć gdzie tu jest korzyść dla nich samych.

Jest tutaj taka powiedzmy filozofia też mocno mocno wspierana przez techniki

zarządzania zmianą. Pokaż tym poszczególnym osobom jakie mają korzyści

indywidualne, jakie mają korzyści dla samych siebie. I co to może znaczyć?

To może być między innymi wpływ na zmiany, wpływ na podejmowane decyzje. Każdy

lubi mieć wpływ, to jest często bardzo motywujące albo odwracając demotywujące jest to,

że nie ma się kompletnie żadnego wpływu. To może być też dobre zrozumienie,

czy to decyzji, czy zmian, czy tego co aktualnie zespół będzie zaraz

przepracowywał. To też może być osiągnięcie swoich potrzeb biznesowych,

jak mówimy tu na przykład o osobach, które reprezentują jakiś rodzaj biznesu,

chcą wpłynąć na to, żeby pewne rzeczy były uwzględnione. To też jest bycie

wysłuchany. Zwłaszcza jeśli mówimy o jakimś trudnym przypadku, jakimś

usprawnieniu, jakimś podsumowaniu, czy podzieleniu się przemyśleniami.

To tutaj też jest taki komentarz ważny.

Ci uczestnicy mają z tego jakieś korzyści, czyli podsumowując

pokaż korzyści i to te korzyści indywidualne z tej perspektywy każdego

uczestnika. Jeśli grupa jest duża, to tych korzyści może też być dużo

różnych i warto je zaakcentować, warto je zakomunikować.

Kolejna porada, sprawdź dotychczasowe doświadczenia uczestników.

Mamy tutaj na myśli wysądowanie, czy może ktoś

z uczestników brał już w przyszłości udział

w tego typu sesji i warto poznać doświadczenia

takich osób. Przede wszystkim po to, żeby z jednej strony

wzmocnić te pozytywne doświadczenia, czyli

wszystkie te rzeczy, które osoby doceniają, że były

na jakichś warsztatach, na których coś konkretnego,

w jakiś konkretny sposób te warsztaty były prowadzone, co np. zapewniało,

że bardzo sprawnie szli do przodu. Z drugiej strony

takie wysądowanie może nam otworzyć ścieżkę zrozumienia

także negatywów, czyli co przeszkadzało, co utrudniało,

czyli przykładowo ktoś może mieć doświadczenie, że

było zbyt mało przerw i praca była w bardzo, bardzo długich

kilkukodzinnych blokach, co powodowało, że po pewnym czasie

ludzie się już kompletnie wyłączali. Zrozumienie takich rzeczy, które

pomagają uczestnikom oraz rzeczy, które utrudniają.

Przejście przez warsztaty może być bardzo interesującym materiałem, żeby

w trakcie przygotowywania do celowego warsztatu skorzystać

z tych doświadczeń.

I tutaj tak podkreślę tą dwojakość tej rady. Jedna sprawa to jest,

że po prostu lepiej zakomunikować, że będzie dobrze i że unikniemy tych złych rzeczy,

ale to też jest tak przemycone po prostu mądry sposób na to,

żeby trochę lepiej się przygotować, trochę lepiej zorganizować

taką sesję. Ostatnia porada w tej puli to zapewni uczestników,

że prowadzący zadba o sprawny przebieg sesji. W tej rekomendacji

przyjmujemy bardzo proste założenie, wynikające z doświadczenia,

że pewnie jedną z najbardziej powtarzających się

kwestii takiej negatywnej z przeszłości to będzie to, że

sesja może jest słuszna i może nawet liczyłem, że wyjdzie dobrze,

ale prowadzone było na tyle nieskutecznie, niesprawnie, może nawet w ogóle

nie było przez nikogo prowadzone, tylko się po prostu wszyscy brali w jednym miejscu

i liczyli na cud, że to po prostu trzeba zaopiekować.

Więc tutaj przyjmuję założenie, że jako jakiś lider organizacji,

jakaś osoba, która ma prawo zwołać tego typu sesję,

po prostu też możesz obiecać, że ustalona osoba prowadząca

zadba o to, żeby ten warsztat,

żeby to spotkanie, żeby te formaty miały sens, żeby były zaopiekowane

i tutaj jakby w ciemno zakładam, że wychodzisz naprzeciw największej

potencjalnie największej obawie, że sesja może i słuszna,

ale źle przeprowadzona, więc maksymalizujesz wartość

i też trochę uspokajasz czy obiecujesz uczestnikom, że będzie dobrze,

bo między innymi będzie też bardzo dobrze przeprowadzone.

Przechodzimy do trzeciego bloku, porad,

bloku, w którym opowiemy o tym, jak przygotować się

do sesji jako prowadzący.

Pierwszy punkt, dosyć chyba oczywisty, to zaplanuj

scenariusz warsztatów. Tego typu warsztaty, zwłaszcza jeśli

mają być trochę dłuższe, jeśli mają uwzględnić się

kilka kroków w rozprawieniu się z danym tematem,

muszą mieć swój przebieg, zaplanowaną strukturę,

zaplanowane punkty do przejścia, najlepiej może

nawet konkretny plan czasowy, jakieś takie bloki, kiedy

mniej więcej i ile czasu chcemy poświęcić na

dany jakiś punkt czy dane ćwiczenie.

Koniecznie ten scenariusz warsztatów musi uwzględnić

przerwy, przykład tego już Jacek wymienił, jednym z gorszych

rozwiązań jest próba zrobienia pewnych warsztatów

przerwowo albo tak na poziomie biegniemy, aż naprawdę

już tak zajedziemy, że już wszyscy nie słuchają. Te przerwy

dobrze jest robić nie rzadziej niż półtorej godziny,

może nawet co godzinę, zwłaszcza im bliżej końca dnia,

tak żeby ten przebieg sesji był po prostu na maksa

efektywny i żeby ludziom też w głowach nadal

jeszcze coś działało. W ramach scenariusza warsztatów

mamy konkretne instrukcje, żeby uczestnicy wiedzieli czego się

od nich oczekuje, zwłaszcza jeśli chcemy wciągnąć w jakąś formułę pracy

warsztatowej, jakieś generowanie punktów, jakieś generowanie rozwiązań czy akcji,

więc tutaj wszystko to trzeba w pewien sposób przemyśleć, tak żeby

nie było tego wrażenia chaosu. No i coś co też

warto przemyśleć to to, jakich efektów jako

osoba prowadząca, czy jakie efekty osoba prowadząca, jeśli tę osobę

wyraż, jakie spodziewa się z konkretnych kroków,

żeby tutaj ta komunikacja była bardzo bardzo jednoznaczna

i dobrze przygotowana, żeby uczestnicy wiedzieli czego się od nich oczekuje.

Kolejna wskazówka to przygotuj materiały dla

uczestników. Mamy tutaj na myśli przygotowanie

bądź rzeczy, z którymi chcielibyśmy, żeby grupa zapoznała się

z wyprzedzeniem, czyli to może być jakiś konkretny artykuł,

to może być jakiś konkretny dokument, to może być obejrzenie

jakiegoś materiału wideo, jak również

w kwestii przygotowania mamy na myśli też pewne takie

templatki do konkretnych formatów, które zastosujemy,

czyli wykorzystanie pewnych gotowych

fragmentów, o które możemy się oprzeć,

szablonów do wypełnienia, czy jakichś takich struktur, które mogą nam

pomóc przeprowadzić warsztaty, żeby uniknąć sytuacji,

że wymyślamy takie elementy na żywo,

czy zaczynamy pewne skomplikowane rzeczy dopiero rysować,

kształtować, przygotowywać, co automatycznie będzie powodować,

że ta osoba prowadząca będzie skupiona na tym, żeby

tę strukturę, ten szkielet przygotować zamiast

po prostu prowadzić warsztaty i przesuwać

dyskusje i skupienie ludzi na właściwe

i konkretne ćwiczenia. W szczególności, jeżeli mówimy

tutaj o warsztatach prowadzonych online'owo, te

narzędzia, z których korzystamy bardzo często mają już dosyć

dużą bibliotekę takich gotowych templatek,

one nie zawsze w 100% odpowiadają

na potrzeby, czasem trzeba je odpowiednio zmodyfikować,

natomiast pokazuje to, że twórcy tych narzędzi rozumieją to,

że nie wszystko powinno się zaczynać od białej kartki

i warto sobie pewne materiały, pewne pomocy, pewne templatki

przygotować z wyprzedzaniem. I słuchając tego, co mówimy

i mamy na myśli po te templatki czy formaty, może

wiesz o co nam chodzi, a może nie wiesz, więc może tutaj lekko zanurkujmy i wyjaśnijmy

o co chodzi, przyjmijmy założenie, że np. realizujemy jakieś

działania związane ze startem projektu i np. pracą kreatywną nad zakresem,

no to tutaj jest szereg technik znanych

z rodziny, chociażby product discovery, czy też

niektórzy znają tego typu rzeczy pod nazwą

design thinking, no i tutaj jest wiele konkretnych

szczegółowych technik, czy to prototypowania rozwiązania, czy

wcielania się w perspektywę użytkownika czy klienta,

czy rozmowy o tym jakie są plusy i minusy dotychczasowych

rozwiązań, czy jakie są potrzeby klienta, to są najczęściej bardzo konkretne

instrukcje postępowania, one czasami też pobudzają

dosyć mocno kreatywność uczestników, no ale to nie może być

zrobione niechlujnie, tam są bardzo konkretne pytania do zadania, bardzo konkretne

instrukcje dla grupy do tego, żeby powypełniać pewne pola, czy

odpowiadać na pewne instrukcje, czy konkretne

pytania, no i to można i trzeba przygotować z odpowiednim

wyprzedzeniem. Ostatnia rada do przygotowania się do sesji jako prowadzący

to umów się na wsparcie z wybranymi uczestnikami.

Mniej doświadczeni prowadzący idą na żywioł, a

doświadczeni wiedzą, że nie ma to jak mieć parę ustawionych osób na sali

i mówię to z lekkim uśmiechem, ale też tak naprawdę mówię prawdę.

Kluczowi uczestnicy, takie osoby, które będą jakiegoś rodzaju

sojusznikami na spotkaniu mogą być bardzo dużym wsparciem dla prowadzących,

zwłaszcza jeśli spotkanie jest trudne, jeśli spodziewamy się pewnego oporu,

albo spodziewamy się być może jakiegoś dominującego punktu widzenia, który jest

niekorzystny dla przebiegu takiej sesji, czyli np. jakieś negowanie w ogóle

idei, albo sensu robienia np. danego projektu. Dobrze jest mieć ustawionego

czy to jakiegoś produktowca, czy przedstawiciela biznesu, czy

jakąś osobę z grona liderskiego obecną na spotkaniu, która

w odpowiednim momencie poprze osoby prowadzące, poprze inicjatorów

tego warsztatu powie, że to dobry pomysł, że się z nim zgadza, jeśli

ta osoba ma autorytet, jeśli ta osoba tutaj dołączy w odpowiednim momencie,

przetnie jakieś niepotrzebne dyskusje, albo wesprze jakiś ciekawy, odważny

pomysł, to całe warsztaty mogą fajnie przebiegać.

Więc tutaj kluczowe osoby, które są dla nas ważne,

kluczowe osoby, które wiemy, że być może mogą się zachować dobrze,

korzystnie, ale niekoniecznie zawsze tak robią, bo np. czasem przesną,

no to dobrze jest je mieć po swojej stronie, mieć je ustawione, przegadać sobie

to, co chcę osiągnąć dzięki tym warsztatom, przegadać też jakie

zachowania czy postawy tych osób są pożądane,

będą wspierać wynik i dzięki temu ten warsztat może przebiec

fajnie, sprawnie w kluczowych momentach, zostać odblokowanym

dzięki fajnym głosom z sali.

I tutaj nie mówimy tego wprost, ale

uważny słuchacz bądź słuchaczka na pewno słyszy tutaj

pewną pracę, która jest do wykonania przez

prowadzącego takie zamapowanie rzeczywistości, żeby mieć

świadomość, kto potencjalnie w ogóle może wspierać nas

w trakcie warsztatów, a kto może być osobą, która będzie tematy pewne

blokować. Zostawienie sobie tej niespodzianki

na same warsztaty i dopiero w trakcie warsztatów odkrycie, że mamy tutaj

na przykład 3 osoby, które mają silną pozycję w strukturze

i wyraźnie idą na kurs kolizyjny

w stosunku do tego, co chcemy osiągnąć, to jest już

trochę za późno, więc dobrze z wyprzedzeniem wiedzieć kogo będziemy

mieć na sali, no i też takie sądowanie,

o którym Kuba mówi na zasadzie, kto mógłby mnie wspierać,

kto, a z kim może jeszcze trzeba pewne tematy omówić przed warsztatami,

na przykład, żeby pewne tematy opowiedzieć, dopowiedzieć, wytłumaczyć,

no to jest na pewno inwestycja, która opłaci się

sprawnymi warsztatami. I dochodzimy do czwartego,

ostatniego punktu, jeśli chodzi o to, jak

efektywnie przeprowadzić warsztaty, czyli na co zwrócić uwagę po

przeprowadzeniu sesji. I może być tutaj taki pewien paradoks, że

w ramach rekomendacji, jak zrobić dobre warsztaty, mówimy, co

zrobić po nich, no ale doświadczenie też nam wskazuje, że zdarzają się

bardzo fajne warsztaty, bardzo fajne dyskusje, bardzo fajne ustalenia,

ciekawe pomysły, jakieś przełomowe decyzje

i one się rozmywają gdzieś tam w powrocie

do codzienności, szarości życia kolejnych

serii spotka i maili, więc dobre

zakończenie warsztatów jest bardzo ważne i może się

okazać tą ważną kropką na końcu zdania.

Pierwsza rekomendacja, podsumuj ustalenia z warsztatów,

zwłaszcza jeśli warsztaty przebiegały dosyć intensywnie, jeśli

było dużo kreatywnych głosów, gdzieś mogą się one

porozpraszać po nadtworzonych produktach, jakichś kartkach, jakichś flipchartach,

jakichś tablicach. No i to wszystko

może trochę uciec, więc tutaj ważną rolą osoby, czy to

organizującej, czy prowadzącej, czy jakieś może nawet koalicji, kilku osób, którym

zależało na wynikach tych warsztatów, może być to, żeby podsumować

te ustalenia, żeby nic nie umknęło. Jednym rozwiązaniem jest

wzięcie tego zupełnie na siebie i osobiście dopilnowanie do tego, żeby to podsumowanie

zrealizować, podpisać, spisać,

rozesłać. Może jesteś w funkcji menedżerskiej na tyle

z mocną pozycją, by po prostu zadbać o to, żeby ktoś z uczestników

to zrobił, czy jakaś grupa uczestników reprezentacja to zrealizowała.

Jakby nie było ważne, żeby zadbać o to, że te ustalenia

z warsztatów są podsumowane, że można do nich wrócić, że wszyscy uczestnicy też

mają je po jakimś czasie, że tutaj nie bazujemy tylko

na pamięci i dobrych wrażeniach, ale też jest jakiś konkret

w postaci pewnej listy decyzji, czy akcji do wykonania.

Kolejna rzecz, podziel się wynikami ze sponsorem. O sponsorze wspomnieliśmy

na początku tego nagrania.

Dobrą praktyką jest powrót z rezultatami,

z wynikami tego, co zostało wypracowane właśnie do tej osoby,

która wzięła tą opiekę

z perspektywy sponsora nad warsztatami

i z drugiej strony oprócz podzielenia się

wynikami, być może też wymiany zdań,

zabrania feedbacku, bądź może usłyszenia jakiś porad,

co można byłoby dalej podziałać, żeby wzmocnić efekty,

no to można też po prostu wprost zapewnić

sobie ewentualne wsparcie działań. Być może pewne decyzje

będą wymagały wsparcia osoby na takim stanowisku.

Może taka osoba będzie musiała jakąś komunikację dodatkową wysłać,

albo po prostu podjąć szybką, konkretną decyzję.

Tak więc powrót, taka pętla powrotna do sponsora

jest praktyką, którą zdecydowanie polecamy.

Przedostatnia porada to sprawdź osiągnięte efekty uzyskane

dzięki warsztatom. To już być może jest coś, co się wydarza

kilka dni, kilka tygodni po skończonych warsztatach,

ale tutaj warto z góry założyć pewną czynność,

zdzielnie albo umówić się z konkretnymi osobami, które je

zrealizują, ale sprawdzenie, czy te osiągnięte efekty

faktycznie mają miejsce, czy osiągamy cel.

I w ogóle zadać sobie pytanie, jak tak naprawdę sprawdzimy,

jak policzymy, jak zauważymy, że

to, co było celem warsztatów faktycznie jest osiągnięte.

Te osiągnięte efekty, jeśli je potwierdzimy,

albo powiedzmy, znajdziemy jakieś częściowe efekty,

że coś tam się udało, coś się niestety nie udało, mimo że to dobrze

przepracowaliśmy. Dobrze, żeby też wróciły do uczestników warsztatów,

żeby wróciły też do wspomnianego przez Jacka sponsora, żeby pokazać,

że ten czas, który spędziliśmy na tych warsztatach, to nie tylko był miły czas,

spędzony w fajnym miejscu i z dobrym jedzeniem w przerwie,

ale też, że faktycznie one doprowadziły do jakiegoś konkretnego usprawnienia,

konkretnego postępu w projekcie, czy powiedzmy

konkretnych dobrych pomysłów, które zostały wdrożone i dobrze odebrane

przez klienta. Więc w zależności od tego, co będzie celem tych warsztatów,

to mogą być różne rzeczy, ale powiem tak bezpiecznie,

w znacznej większości przypadków, da się te efekty konkretnie

nazwać, zmierzyć, spadać i koniecznie propagować dalej.

I ostatni punkt, na co zwrócić uwagę po sesji,

to pokonać refleksji na temat organizacji warsztatów.

Jest to taki punkt, który zachęca do tego, żeby wyciągnąć wnioski

z tego, jak zorganizowane zostały warsztaty, jak przeprowadzone

i ustalenie ewentualnych udoskonaleń na przyszłe sesje warsztatowe.

Jest coś takiego, jak nazwijmy to pamięć organizacyjna,

czyli jesteśmy w stanie zwykle w konkretnej firmie powiedzieć,

że pewne rzeczy robimy w jakiś konkretny sposób,

bo po prostu wiemy już na bazie doświadczeń, że takie sposoby

mają sens, a z kolei jest na pewno też jakaś pula technik,

historii przypadków, które zadziałały gorzej,

albo wręcz chcemy ich unikać.

Rekomendacja nasza jest taka, żeby nie pozostawało to w takim obszarze,

że może ktoś na to wpadnie, a może nie wpadnie,

czyli raczej nie powinna być to kwestia przypadku, a raczej

wręcz jakaś taka co najmniej indywidualna refleksja tej osoby,

która organizowała warsztaty, to już będzie lepsze,

niż po prostu wskok na główkę w tematy bieżące,

ale można zrobić to lepiej, może można zebrać jakąś grupę osób,

albo zebrać feedback jakąś formą ankietową,

czyli nie polegać tylko na tej optyce prowadzącego,

która może być w pewnym stopniu nieobiektywna,

tylko wyjście do uczestników i posłuchanie ich perspektywy,

ich głosu, no i na podstawie zebranych danych,

wyciągnięcie z nich wniosków na przyszłość.

Jest tutaj to realizowane też po to, żeby każda kolejna sesja

była coraz lepsza, tu zakładamy raczej, że zazwyczaj powody,

żeby kolejne sesje warsztatowe podobne,

albo chociaż w takim samym formacie wieloosobowym,

no w końcu prędzej czy później ponownie będą potrzebne,

no i tak wyjść naprzeciw temu, od czego zaczęliśmy cały odcinek,

czyli tutaj koncepcja złych doświadczeń powoduje,

że tego typu formaty są unikane ze szkodą dla organizacji,

do konkretnej pracy danego zespołu, a tutaj jeśli odważnie zmierzymy się z tym,

że zawsze da się coś poprawić, zawsze da się coś udoskonalić,

to nawet jeśli pierwsze, drugie, trzecie warsztaty nadal jeszcze nie będą aż tak fajne,

jak to obiecujemy, to dzięki temu, że się wyciąga wnioski,

buduje te doświadczenie, poprawia ciągle to, jak można się za pewne rzeczy zabrać,

to z czasem staje się to taką fajną rutyną i już takim,

powiedzmy, mistrzostwem w realizacji tego typu formatów

i osiąganiu efektów, o które chodzi.

No i taki komentarz na koniec, czy ta lista jest wyczerpująca,

czy ta lista jest zamknięta, czy dokładnie te 12 punktów,

które przez cały odcinek wymieniliśmy, to jest to, co trzeba

i dzięki temu się odnosi sukcesy, no na pewno nie, na pewno warto

i można dodawać kolejne punkty do tej listy, chcieliśmy się w jakimś sensie ograniczyć,

wybrać te, które czujemy, że są te mi pierwszymi,

które przychodzą do głowy z naszego doświadczenia, ale jeśli czujesz, że powinniśmy

coś do tej listy dodać, jeszcze jakiś konkretny aspekt, czy konkretną perspektywę,

to dopisz swoje uwagi na społeczności, na Discordzie,

w komentarzach, na social mediach albo pod artykułem.

Świadomie zakładamy, że rozbudujemy stronę tego odcinka

i dorzucimy kolejne punkty, których w rozmowie,

w zapisie rozmowy nie ma, więc tutaj ten materiał na stronie

będzie prawdopodobnie z czasem trochę bardziej rozbudowany,

niż tylko te 12 punktów zebranych w cztery grubsze rozdziały,

które zawarliśmy w rozmowie.

Podsumowując, żeby zorganizować efektywne warsztaty zespołowe,

przypilnuj realizacji tych sugestii.

Ustal cel szykowanych warsztatów. Ustal osobę prowadzącą.

Komunikuj ustalony cel postawiony przed warsztatami.

Pokaż korzyści dla uczestników warsztatów.

Zaplanuj scenariusz warsztatów. Podsumuj ustalenia z warsztatów

i sprawdź osiągnięte efekty uzyskane dzięki warsztatom.

Jeśli słuchając tego odcinka czujesz, że taka formuła warsztatowa

mogłaby być czymś, co pomogłoby w Twojej firmie,

możemy pomóc Ci takie warsztaty przygotować,

dbając o to, że będą możliwe.

Dbając o to, że będą one prowadziły do sensownych wniosków.

Możemy też poprowadzić taką konkretną sesję warsztatową

w Twojej firmie po to, żeby zwiększyć szansę

na osiągnięcie zamierzonego efektu.

Skontaktuj się z nami poprzez formularz na stronie

elegancko-dowiezione.pl, łamane na kontakt.

Zapraszamy przez mnie artykuł, najprawdopodobniej z czasem

rozbudowywany o kolejne punkty, transkrypcję i nagranie wideo

wrzuciliśmy na elegancko-dowiezione.pl, łamane na 3.