Te damos la bienvenida a este el episodio 63 de Podcast Parques. Hoy vamos a hablar de esto que tanto nos duele no solo en las ciudades latinoamericanas pero en realidad en todo el mundo. El reto de operar y mantener los parques urbanos es un asunto que mezcla el presupuesto con la pericia, la práctica y la educación. 

Hoy vamos a reflexionar juntos si realmente estamos preparados para hacerle frente a la enorme problemática de operar de forma eficiente nuestros espacios y dotarlos de un mantenimiento oportuno que los haga funcionales y sostenibles.

En la ANPR, preocupados por ayudar a nuestra industria a encontrar respuestas a todas estar problemáticas y como parte del cumplimiento de nuestra misión, este mes de febrero lanzaremos el primero de 5 cursos sobre Operación y Mantenimiento. Estos cursos a su vez conforman la primera certificación sobre Operaciones y Mantenimiento en español para profesionales en parques y recreación de América Latina.

Esta competencia, la de Operaciones y Mantenimiento, la cual es una competencia básica que debemos de desarrollar en nosotros y nuestros colaboradores, ya sea en nuestra municipalidad, si somos proveedores de un área de parques y/o jardines o si administramos un parque en específico. Consta en su modalidad de certificación con 5 cursos específicos: 

Introducción a las prácticas de gestión de instalaciones

Toma de decisiones basadas en datos y metricas

Realizando evaluación de condiciones

Fundamentos de la estimación de costos

Planificación anual de operaciones y mantenimiento

En este episodio 63 de Podcast Parques, te vamos a contar sobre el primero de estos 5 cursos. Introducción a las prácticas de gestión de instalaciones.

El curso se divide en 4 módulos y lo vas a poder cursar en aproximadamente de 2 a 3 horas. En un momento te voy a platicar de la plataforma y la modalidad de este, lo importante ahora es el contenido. 

Vamos a platicarte como está construido y sobre todo los principales componentes de cada módulo y lección. En este breve repaso la intención es que puedas visualizar como este primer curso te pueda dar un panorama mucho más completo de lo que en principio de cuentas deberíamos de estar considerando como una mejor práctica en la operación y mantenimiento de nuestros espacios.

Módulo 1. Introducción a la gestión de instalaciones

Lo primero es saber qué la gestión de instalaciones es una disciplina empresarial y de gestión que es relativamente nueva y que se identificó por primera vez a principios de la década de 1980, es decir, hace menos de 30 años.

Cuando nos referimos a la Gestión de Instalaciones hablamos una práctica; es una práctica por que es un proceso y es un proceso que debemos de poder ser capaces de aprender en nuestros parques por que nos va a ayudar a coordinar nuestro lugar de trabajo físico con las personas y el trabajo de nuestra municipalidad o parque. Esto es un proceso que se logra mediante la integración de principios de administración de empresas, arquitectura, ciencias del comportamiento e ingeniería.

De aquí surge la pregunta… ¿Qué importancia debería tener la Gestión de instalaciones para nuestros parques? 

La respuesta es simple: Después de los gastos de nómina, la gestión de las instalaciones es el componente más importante de los gastos de cualquier sistema de parques.

La administración de instalaciones es una de las categorías de gastos únicos más importantes en el presupuesto de nuestros parques. Sobre todo, cuando el costo de los empleados involucrados en las operaciones y el mantenimiento de las instalaciones se suma a otros costos de administración de las instalaciones. A nuestras municipalidades les urge poner un mayor énfasis en la gestión de instalaciones y convertirla en un elemento central de con carácter de práctica empresarial

Con esta primera reflexión nos damos cuenta de que tal vez en nuestros sistemas de parques y/o en nuestra municipalidad, poco hemos reflexionado sobre como abordar este tema desde el lado de la ciencia y de la práctica… vamos a seguir avanzando en la descripción del curso para que puedas conocer más de este interesantísimo proceso.

¿Qué veremos en el curso en su Módulo 2?: Vamos a hablar de poder contar con un enfoque basado en activos para la gestión de nuestras instalaciones. Este es sin duda uno de los conceptos más importante no solo en este curso sino en toda la certificación sobre operación y mantenimiento.

Lo primero es decir que dentro de la práctica de gestión de instalaciones existen 2 tipos de enfoques, aquel que está basado en los activos y el que está basado en las actividades. En el curso vas a poder conocer a profundidad estas diferencias y sobre todo entender como clasificar los activos de tu parque o sistema de parques.

Lo realmente importante que rodea a estos conceptos en entender que, en un sistema basado en activos, las decisiones se toman a partir de: La función de la condición del activo por una parte y su importancia y significado para la misión de la organización por la otra. Por eso es tan importante que tu parque o sistema de parques pueda contar con una misión bien definida… este punto también se cubre en este primer curso.

Regresando al Enfoque Basado en Activos, te vamos a enseñar por que este es el enfoque que se utiliza en la gestión de instalaciones de los parques más avanzados en el mundo. Las razones son dos fundamentalmente y están relacionadas a estándares en la industria. 

1.- Administración. A través de la cual se da el reconocimiento y la aceptación de que la propiedad de las instalaciones requiere la visión, la determinación, la experiencia y la pericia que puedan garantizar que los recursos del municipio se asignen de manera efectiva. Esto nos va a ayudar en la tarea de poder sostener la inversión a mediano y largo plazo… si, nos hace falta muchísimo pensar en nuestros parques en términos de medianos y largos plazos. 

2.- Rendición de cuentas. Esta es la obligación de informar, explicar o justificar acciones o inversiones a los principales interesados. 

Estas dos razones dan cuenta de la importancia de implementar en nuestros municipios un Enfoque Basado en Activos cuando se trata de la Gestión de las Instalaciones de nuestros parques y espacios públicos.

Después de entender y aprender sobre la Ciencia de la Gestión de Instalaciones y el enfoque basado en activos, el siguiente paso es entender el ciclo de vida de estos. El Módulo 3.nos explica a detalle El Proceso de la Gestión de Instalaciones

¿Ya mencionamos los procesos de mediano y largo plazo verdad? En esta etapa del curso vas a poder aprender a identificar la prioridad y la condición de los activos. Esto precisamente nos va a permitir crear planes a largo plazo para poder mantener nuestros activos durante sus ciclos de vida esperados.  

Los ciclos de vida esperados NO SON y lo quiero recalcar muy bien, las vigencias de los puestos políticos o de la función pública; dicho de otro modo, si aplico la Gestión de Instalaciones basad en un enfoque de activos, la expectativa de la municipalidad debe de ser mantener esos activos en su vida útil esperada, la cual típicamente está marcada por la calidad de los materiales y los componentes, pero también por el mantenimiento correctivo y preventivo que reciban los mismos.

Explicado de otra manera. Si un equipamiento, digamos un juego infantil, tiene una vida útil de fábrica (dándole mantenimiento preventivo y correctivo) de 15 años, la única forma de lograr esos 15 años y no tener que cambiar el juego antes de ese tiempo, es precisamente darle el mantenimiento que requiere. Esto parece muy simple… pero en la práctica no lo es; al final del podcast haremos la reflexión de por que no lo es y como si podría serlo.

En esta sección del curso vas a poder aprender sobre términos como: mantenimiento diferido, condición de los activos, nivel aceptable de los mismos, así como el costo total de la propiedad.

Pasemos finalmente a la parte medular de este primero curso de Introducción a la Gestión de Instalaciones. Es aquí donde podrás aprender el proceso que hay que seguir para poder llevar a cabo la gestión de instalaciones de manera integral. 

Son 7 componentes los que integran la gestión de instalaciones, vamos a mencionarlos de manera muy simple y a darte algunas ideas de lo que este proceso puede ayudar a tu parque o sistema de parques. Es importante decir que estos se agrupan en un proceso no lineal y en el que tu y tu equipo podrán ir y volver para con ello lograr un mejor desempeño en relación a la gestión de las instalaciones.  

El primer de ellos es la definición de la Misión de tu parque o sistema de parques. 

Contar con una misión ayuda a una organización a definir su existencia. Muchas agencias de parques y de recreación asi como parques de escala media o grande, han desarrollado declaraciones de misión para definir e identificar servicios, así como resaltar su singularidad. Más importante aún, una declaración de misión debería ayudar a la organización a impulsar las decisiones en términos de sostenibilidad financiera.

Segundo componente, la evaluación de necesidades

La evaluación de necesidades te va a permitir clasificar los activos de tu agencia o tu parque en términos de su prioridad. Mediante un proceso estructurado, vas a poder asignar a cada activo un valor numérico para que la prioridad de ese activo - a través de un concepto llamado precisamente Índice de Prioridad de Activos - que sea clara en relación con otros activos que estén bajo tu cuidado.

Tercer componente: El Inventario de activos

Una vez que has definido la misión de tu parque o sistema de parques y que has podido correr el proceso para evaluar las necesidades, toca el turno ahora a poder contar con un buen inventario de activos. Un inventario de activos nos debe ayudar a registrar el inventario que se mantiene dentro del parque y la condición actual de los artículos de dicho inventario.

El cuarto componente dentro del Proceso de Gestión de Instalaciones es la Identificación del trabajo.

Una vez que se establezcas tu inventario, el curso te explicará como puedes comenzar la identificación del trabajo. Esto se hace con base en la delimitación que hagas de las tareas laborales. Aquí te vamos a explicar sobre las formas para manejar órdenes de trabajo a través de procesos como la evaluación de la condición, las solicitudes de trabajo externas y los trabajos no anticipados. 

Vamos a pasar ahora al quinto componente, este es la Planificación del trabajo

Inmediatamente después de haber identificado el trabajo, mi siguiente proceso debe de ser planificarlo. En el curso te vamos a poder enseñar como la planificación del trabajo se define como un proceso, en el cual vamos a analizar las solicitudes de trabajo que hemos identificado en el componente anterior para con ello poder desarrollar órdenes de trabajo. 

Esto nos va a permitir poder desarrollar un plan de acción correctiva, determinando cuales son las  necesidades al momento de requerir de aprobaciones de ingeniería o de cumplimiento, cuales son aquel estimaciones de costos que tengo que correr y como finalmente voy a poder determinar el financiamiento , los recursos y las prioridades 

Al planificar el trabajo, es importante comprender la distinción entre las operaciones de las instalaciones y el mantenimiento de las instalaciones para obtener un presupuesto y un control de gestión adecuados.

Cómo 6to componente en el proceso de Gestión de Instalaciones, y una vez habiendo identificado y planificado el trabajo, ahora nos toca implementarlo. En este parte del curso vas a poder aprender cómo La Implementación Laboral es un proceso que incluye: La planeación, la ejecución y el seguimiento del trabajo.

En el curso vamos a cubrir pasos importantes como la creación de cronogramas o calendarios, ordenes y monitoreo y procesos de rendición de cuentas dentro de la implementación laboral.

Por último y para cerrar este 4 módulo viene la Evaluación. Este es el paso final del proceso de gestión de activos e incluye: analizar el trabajo planeado contra el que ya hemos el realizado, revisar y actualizar las condiciones de nuestros activos y revisar a fondo el proceso de trabajo.

Estos son algunos de los muchos conceptos que vamos a cubrir en un curso audiovisual bajo demanda - es decir, tu contratarás los tiempos en los que vas tomando, y que está producido a partir de videos y recursos digitales. En el curso vas a poder contar con herramientas como un glosario de términos, exámenes de prueba, ejercicios prácticos y tareas. Todas estas de nuevo, son bajo demanda… tu decides el tiempo para irlos completando.

Y hablando de exámenes… si, este es sin duda el esfuerzo más importante de la ANPR en Sociedad con la Academia Mundial de Parques Urbanos y la Universidad de Indiana en los Estados Unidos. Estas tres organizaciones te otorgarán al final del curso un diploma… siempre y cuando completes el curso y puedas aprobar el examen con al menos el 80% de las respuestas correctas. 

Es importante mencionar nuevamente que este curso es la Introducción a la competencia de Operación y Mantenimiento. Son 4 cursos más que están ligados a este primero y donde se profundiza sobre muchos de los conceptos mencionados de manera muy breve en este primero. Si completas los 4 cursos, Academia Parques te otorgará un diploma también avalado por la Academia Mundial de Parques y la Universidad de Indiana, pero con el grado de Certificación en Operación y Mantenimiento.