Veeva et Industries Cosmétiques lancent un nouveau podcast consacré au travail quotidien des acteurs de l’industrie cosmétique. Résolument pratique et court, chaque épisode répond concrètement à une problématique rencontrée par les cosméticiens. Le premier épisode est consacré à la formation.

Au programme du premier épisode, la formation des collaborateurs dans l’industrie cosmétique. Un sujet indispensable et préoccupant. Pourtant, vous annoncez la fin des nuits blanches. Comment ?

David Égée(1) : S’agissant de la formation, je ne compte pas le nombre d’heures de réflexion passées à essayer de trouver une solution à des questions simples comme :

- Qu’est-ce qu’un collaborateur doit savoir pour bien faire son travail ?

- D’ailleurs comment, moi, je fais pour avoir la liste de ce qu’il doit savoir ?

- Comment je m’assure qu’il a bien fait ses formations, et surtout qu’il a bien retenu l’essentiel ?

- Comment je fais pour gérer les évolutions du besoin ?

Et puis après avoir séché sur ces questions, on se dit : ah, mais la sécurité, il faut aussi former les collaborateurs sur la sécurité en fonction de ce qu’il fait. Et puis les RH, et puis, et puis, et puis….

C’est compliqué !

Et pourquoi des nuits blanches ? Parce que c’est important, voire critique ! Important pour la performance de votre organisation, et critique le jour des audits et des inspections. Vous ne devez pas être mis en défaut sur ce processus.

Alors comment faire ?

David Égée : Le seul moyen de conjuguer simplicité et performance est la mise en place de solutions informatiques dédiées.

Pragmatiques et fiables elles permettent de s’assurer que chacun a les prérequis à la bonne tenue de son poste de travail.

Quels sont les challenges ?

David Égée : Le premier est de rassembler toutes les contraintes.

En effet dans le cadre de la formation au poste de travail il faut s’assurer qu’à une fonction ou une responsabilité donnée, le salarié est en possession des savoirs et compétences dont il a besoin.

Ces derniers balayent un large spectre de sujets comme le savoir métier et technique bien sûr, mais également des sujets connexes comme ceux de la sécurité, la qualité, l’environnement, RH ou d’autres encore.

Ensuite il faut assurer le suivi. La traçabilité devant être assurée, l’enregistrement de ces formations, et désormais souvent les résultats de test d’acquis de compétences doivent être conservés.

Avant même d’aller vers des systèmes complexes lourds et coûteux comme les LMS (Learning Management System) la priorité est d’abord de s’assurer que le socle de base (sécurité, environnement, qualité, et métier) est acquis de tous et que les modifications d’organisation ou les mises à jour de connaissance ont bien été transmises.

Cette traçabilité permet également de garder une certaine pertinence dans les plans de formation, en évitant, lors des mobilités par exemple, de refaire des formations déjà faites.

Qu’apporte la solution informatisée ?

David Égée : La simplicité ! chacun son rôle ! Ces outils informatiques permettent à chaque acteur de remplir pleinement son rôle sans endosser les responsabilités de ses collègues.

En fonction des rôles et des responsabilités de chacun, le plan de formation se construit automatiquement dans le système. 

Le salarié est acteur de son plan de formation en particulier lors des formations en ligne, le manager donne les ressources nécessaires et garantit la bonne exécution du plan de formation, les services techniques compétents alimentent chacun dans son domaine le plan de formation, enfin, les services RH veillent au bon fonctionnent du processus et assure par le biais de fiches missions ou descriptions de poste la pertinence du plan (le juste nécessaire).

Toute la complexité est portée par la solution informatique.

L’organisation dans son ensemble devient plus agile, car non alourdie par le processus de formation lui-même, mais surtout par une facilité nouvelle qui est donnée dans la gestion des modifications au sein de cette organisation.

(1) Directeur de la stratégie en cosmétiques pour Veeva.